Si va a realizar reuniones no presenciales, tenga en cuenta estas recomendaciones
El 13 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 398 el cual adiciona el Decreto 1074 de 2015, con el objeto de reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas.
En dicho decreto se aclara que para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros” se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
Asimismo, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión y sobre la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales.
El Decreto 398 de 2020 permite que todas las personas jurídicas, sin excepción, apliquen las reglas en él previstas para la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados.
Dentro de su control de legalidad, la Cámara de Comercio revisará que el acta presentada para registro, cumpla los siguientes requisitos:
- Órgano competente.
- Convocatoria (excepto cuando se trate de una reunión universal, es decir, que se cumpla el 100% del quórum estatutario o legalmente requerido).
- Quórum.
- Mayoría (cuando se requiera validar este requisito).
- Constancia de aceptación del cargo, así como el número de documento de identidad y fecha de expedición del mismo, cuando se trate de nombramientos.
- Constancia del representante legal sobre la continuidad del quórum y sobre la verificación de identidad de los participantes virtuales.
- Aprobación del acta.
- Firma del representante legal y del secretario de la sociedad o entidad sin ánimo de lucro. A falta de este último podrá firmar alguno de los socios, accionistas, asociados o miembros del órgano.
Por último, recuerde que ante las Cámaras de Comercio no se deben presentar las actas originales, pues estas deben reposar en el libro de actas, sino que se debe radicar un extracto o copia autorizada por el secretario o por el representante legal.
Para solicitar el registro a través de medios electrónicos, utilice nuestro servicio de inscripción de actos y documentos disponible en la opción “Actualizar e inscribir información empresarial” de nuestra sede virtual.
Realice la consulta de inscripciones y renovaciones en los Registros Mercantil y de Entidades sin Ánimo de Lucro de manera ágil y gratuita
Dentro de las funciones de las Cámaras de Comercio establecidas en el artículo 86 del Código de Comercio, se encuentra la de dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el Registro Mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones.
Adicionalmente, el Decreto 1074 de 2015 que complementa dichas funciones, permite que la publicación de la noticia mercantil se realice a través de Internet o por cualquier otro medio electrónico que lo permita.
Es así como la Cámara de Comercio de Cali implementó un servicio virtual que facilita la consulta no solo de las inscripciones realizadas en el Registro Mercantil para dar cumplimiento a las disposiciones citadas, sino también la consulta de las inscripciones efectuadas en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro.
La consulta de inscripciones o renovaciones se puede realizar con el nombre o identificación o el número de inscrito/matrícula. En ambos casos se podrá ingresar un rango de fecha para la búsqueda, el cual no debe ser superior a los dos últimos años para las inscripciones o a los últimos cinco años para las renovaciones. Como resultado de la consulta obtendrá la información de los actos inscritos o de las renovaciones efectuadas, en el período seleccionado.
En la sección de “Consolidado de boletines”, podrá descargar en formato PDF el boletín que requiera de acuerdo con el año y fecha que seleccione.
Lo invitamos a realizar estas consultas en nuestra sede virtual por la opción “Consultar” o ingresando aquí.
Por último, recuerde que en Historial de la empresa, otro servicio de nuestra sede virtual, podrá consultar el documento soporte del registro efectuado.
Documentos adicionales a los estados financieros para la inscripción o renovación ante el Registro Único de Proponentes
Mediante la Circular Externa No. 100-000016 del 17 de noviembre de 2021, la Superintendencia de Sociedades adicionó al listado de documentos adicionales exigidos a las sociedades supervisadas por esa entidad, la copia del extracto del acta relacionada con la reunión en la cual se aprobaron los Estados Financieros de Propósito General y el Informe de Gestión. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
En este sentido, los proponentes supervisados por la Superintendencia de Sociedades, deberán adjuntar en los trámites de inscripción y renovación ante el RUP, además de los estados financieros y sus notas, los siguientes documentos:
- El dictamen del revisor fiscal.
- El Informe de gestión del representante legal.
- La copia del extracto del acta relacionada con la reunión en la cual se aprobaron los Estados Financieros de Propósito General y el Informe de Gestión. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
- El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este documento deberá ser suscrito, adicionalmente, por el revisor fiscal que los dictamine en cumplimiento del artículo 38 ibidem. (En la certificación de la capacidad financiera que genera nuestro aplicativo se encuentra esta constancia).
Conozca cómo solicitar la certificación de la firma del secretario de la Cámara de Comercio
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 89 del Código de Comercio, toda Cámara de Comercio tendrá uno o más secretarios, quienes autorizarán con su firma todas las certificaciones que la Cámara expida en ejercicio de sus funciones.
Ahora bien, teniendo en cuenta que en la actualidad la entidad que supervisa a las Cámaras de Comercio es la Superintendencia de Sociedades y que le corresponde a esta certificar las firmas de los secretarios que suscriben los certificados que expiden las Cámaras de Comercio, si alguna persona está interesada en surtir ese trámite, el cual se requiere para trámites de apostilla de los certificados, deberá hacer la solicitud de la certificación de la firma del secretario de la cámara, al correo [email protected] adjuntando el certificado respectivo.
