Conozca las herramientas y controles que le ofrece el Sistema Preventivo de Fraudes-SIPREF
El SIPREF es un sistema creado para prevenir y evitar que terceros al ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.
Empresarios, personas naturales o jurídicas y demás entidades matriculadas o inscritas en los registros públicos que manejan las cámaras de comercio se benefician de este sistema.
Como mecanismos y controles para la prevención de fraudes, las Cámaras de Comercio realizan una verificación formal de la identidad de las personas que presenten o reingresen peticiones registrales e implementarán un sistema de alertas que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.
Con el fin de garantizar la seguridad de la operación registral en tema de nombramientos, la Cámara de Comercio de Cali contacta además al titular del registro para informarle sobre el trámite radicado.
Para conocer más información, ingrese aquí
Solicitud de inscripción en el RUT a través de las Cámaras de Comercio
Teniendo en cuenta lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de la Resolución No. 000110 del 11 de octubre de 2021 de la DIAN, la solicitud de inscripción en el Registro Único Tributario – RUT a través de las Cámaras de Comercio se debe realizar:
- 1. Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal;
- 2. A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.
Por lo anterior, cuando el trámite se realice de manera presencial, el comerciante persona natural o el representante legal de la persona jurídica deberá exhibir el original del documento de identidad y se le realizará la autenticación biométrica. Si el trámite no lo presenta la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, deberán aportar el poder respectivo y se le realizará la biometría al apoderado.
Cuando el trámite sea radicado por virtualmente, se dará el mismo tratamiento señalado para los trámites presenciales, es decir, se validará que quien esté haciendo la solicitud sea la persona natural o el representante legal.
Aclaración concepto Supersociedades reunión universal junta directiva (abogados)
Mediante Concepto 220-084541 del 28 de mayo de 2014, la Superintendencia de Sociedades concluyó que los miembros suplentes no pueden integrar reuniones universales sin previa convocatoria, por cuanto los principales no podrían decidir si asisten o no a la reunión con el objeto de que acuda el suplente en su lugar.
Es pertinente aclarar que si en el acta dejan constancia de la asistencia del miembro principal así sea en calidad de invitado y participa el suplente en su lugar, se puede deducir que el principal tuvo conocimiento de la reunión y podemos aceptar que se trata de una reunión universal, sin que tengamos que pedir el requisito de la convocatoria.
Prohibición del artículo 185 Código de Comercio
Mientras los administradores y empleados de la sociedad, estén en el ejercicio de sus cargos, se genera una incompatibilidad legal para actuar en representación de un socio en las reuniones de asamblea general o de junta de socios, por lo que si quienes pretendan actuar como apoderados no hubieren ejercido el cargo o se hubieren retirado de ellos, están habilitados legalmente para actuar en nombre de sus poderdantes. Por lo tanto, es necesario precisar que para estos casos, en el acta deberá contar que el apoderado NO ha ejercido en ninguna ocasión su cargo y que no se encuentra ejerciéndolo al momento de la reunión. Conceptos 220-011072 del 17 de febrero de 2021 y 220-10136– Supersociedades.
Tener presente que de conformidad con el artículo 38 de la Ley 1258 de 2008, la prohibición del artículo 185 del Código de Comercio no les aplica a las Sociedades por Acciones Simplificadas, a menos que en los estatutos se disponga lo contrario.
Constancia de ejecutoria de las órdenes de autoridad competente
De conformidad con el numeral 1.3.6.5 del Capitulo I de la Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades, todas las órdenes emitidas por una autoridad competente, distintas a una medida cautelar y que afecten a algún matriculado o inscrito, deberán aportarse para el registro ante la Cámara con la correspondiente constancia de ejecutoria, salvo aquellas que sean de CÚMPLASE.
Notificación por medios electrónicos
Por disposición de los artículos 56 y 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las decisiones que pongan término a una actuación administrativa deben notificarse personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. Esta notificación podrá llevarse a cabo por medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.
Aquellos matriculados o inscritos en nuestros registros, podrán dar dicha autorización mediante el diligenciamiento del campo correspondiente en el formulario RUES o en la presentación de recursos, revocatorias y demás solicitudes. Aquellos interesados, no matriculados o no inscritos en nuestros registros, deberán dar la autorización mediante la presentación de sus solicitudes.
Tips para las actas de las reuniones no presenciales o mixtas
- Tanto para el Registro Mercantil como para el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, se debe dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Decreto 398 de 2020.
- El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión.
- El representante legal deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Si no hay una constancia expresa sobre esta verificación, es viable que al momento de verificar el quórum en el acta hayan indicado los nombres de quienes participan de manera virtual y los documentos de identidad.
- Aunque en el acta indiquen que la reunión es virtual debe validarse si en efecto quienes se reúnen virtualmente son los socios/accionistas o miembros de junta, de lo contrario, no serán aplicables los requisitos del Decreto 398.
- El acta debe contar con el requisito de la aprobación por parte del órgano o de la comisión designada para esa finalidad, como lo dispone el artículo 189 del Código de Comercio.
- El acta debe estar firmada por el representante legal de la sociedad, por el secretario de la sociedad (creado por estatutos) y a falta de secretario estatutario, por un socio, accionista o miembro de junta directiva, dependiendo del caso.
- Si se va a autorizar la copia del acta de una reunión virtual, en el acta deben constar las firmas del representante legal, del secretario de la sociedad o del accionista, socio o miembro de junta. Y de manera posterior a dichas firmas, debe estar la firma del representante legal o del secretario de la reunión, autorizando dicha copia. Artículo 189 del Código de Comercio. Lo mismo ocurre con los extractos de actas. Artículo 42 de la Ley 1429 de 2010.
