Actualizar los datos de tu registro mercantil o de entidad sin ánimo de lucro (ESAL) es esencial para que la información de tu empresa sea accesible para clientes y entidades. ¡Conoce el trámite de actualización de datos de la matrícula o inscripción, cuándo debes hacerlo y por qué es fundamental para la transparencia y la seguridad de tu negocio!
Carlos lleva cinco años con su empresa de repuestos para motos. En enero, como cada año, renovó su matrícula mercantil conservando la información básica del negocio. Pero en abril tomó una decisión importante: se trasladó a un local con mejor ubicación y mayor visibilidad. Lo que Carlos no sabía era que este cambio implicaba hacer un trámite adicional: actualizar su matrícula con la nueva dirección.
Así como Carlos, muchos empresarios desconocen que actualizar su matrícula mercantil es un trámite diferente a la renovación y que debe hacerse cada vez que cambien datos importantes del negocio. Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la actualización de la matrícula o inscripción y en qué se diferencia de la renovación?
La actualización de la matrícula mercantil o de la inscripción es un trámite que te permite modificar información básica pero clave de tu negocio como dirección, correo electrónico, teléfonos, actividades económicas, número de empleados, porcentaje de empleados temporales, información financiera y datos esenciales de tus establecimientos de comercio, agencias o sucursales.
A diferencia de la renovación, que es un trámite que debes realizar cada año hasta el 31 de marzo para mantener vigente tu registro y activa tu matrícula o inscripción, la actualización debes hacerla solo cuando hay cambios en la información básica registrada.
Mientras la renovación extiende anualmente la vigencia de tu registro, la actualización refleja la situación actual de tu negocio.
Ahora, si tus datos han sufrido algún cambio dentro de los tres primeros meses del año, es válido que aproveches el trámite y pago de la renovación para actualizarlos en un mismo formulario.
¿Cuándo es obligatorio actualizar la matrícula mercantil o inscripción?
Todo comerciante o empresario tiene la obligación de mantener actualizados los datos de su registro ante la Cámara de Comercio. Esto garantiza que la información pública del negocio sea precisa y que se mantengan vigentes los canales de comunicación con la Cámara de Comercio, clientes y entidades interesadas en tu empresa.
Si cambias de dirección o teléfono, modificas tus actividades económicas, actualizas tu información financiera o cualquier otro dato que se encuentre en tu registro, deberás reportarlo.
¿Quién puede realizar el trámite?
El titular del registro es quien está autorizado para actualizar su matrícula mercantil o inscripción. En el caso de las personas naturales, solo el empresario puede firmar los documentos de modificación. Para las personas jurídicas, puede realizar el trámite el representante legal o un apoderado.
Una vez firmados los documentos con las modificaciones, cualquier persona puede presentar la solicitud de actualización ante la Cámara de Comercio. Sin embargo, si la matrícula o inscripción está inactiva por la no renovación en los últimos tres años, la solicitud deberá presentarla alguna de las personas establecidas en la Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades, dentro del marco del Sistema Preventivo de Fraudes (SIPREF).
¿Qué se necesita para actualizar los datos de la matrícula o inscripción?
Dependiendo del tipo de cambio, se requieren documentos o validaciones previas. Por ejemplo:
¿Dónde se realiza el trámite y cuánto cuesta?
Actualizar la matrícula o inscripción es un proceso sencillo. Puedes hacerlo de manera virtual a través del aplicativo de Actualización de Datos en la Sede Virtual de la Cámara de Comercio de Cali o de forma presencial en cualquiera de las sedes. Solo debes completar el formulario correspondiente y adjuntar los documentos requeridos según el tipo de actualización.
El costo del trámite para el año 2025 es de $23.100.
¿Qué sucede si el propietario del negocio fallece?
Si el propietario de un establecimiento de comercio fallece, los adjudicatarios, a través de un proceso de sucesión, pueden solicitar a la Cámara de Comercio:
Mantén la información de tu negocio actualizada y protegida
Actualizar la información de tu matrícula mercantil o inscripción no es solo un requisito legal, sino una medida de seguridad y transparencia para tu negocio. Tener tus datos al día permite que potenciales clientes, proveedores o aliados accedan a información confiable sobre tu empresa y los bienes o servicios que ofreces.
Además, la Cámara de Comercio de Cali podrá enviarte alertas al correo electrónico y número celular reportados, ante cualquier intento de modificación en tu registro, gracias al Sistema Preventivo de Fraudes (SIPREF). También podrás recibir invitaciones a participar en programas para el crecimiento y fortalecimiento de tu empresa.
Así que ya sabes, cuando realices cambios en la información clave de tu negocio debes actualizar tu matrícula o inscripción y mantenerte al día con la normatividad vigente.
