Muchos emprendedores y empresarios dejan de lado la gestión financiera y contable de su empresa por desconocimiento o temor a enfrentarse a los números. Sin embargo, entender los reportes contables de la empresa es una competencia clave para evitar dolores de cabeza financieros y tributarios. Te contamos cuáles son los informes fundamentales para el éxito de tu negocio.
Los informes contables son esenciales para la gestión efectiva de los recursos de las empresas y para la toma de buenas decisiones frente a sus gastos, inversiones e incluso sobre las estrategias de ventas.
La base de estos reportes es la información que proviene de los documentos que se emiten a la DIAN, que hacen parte del Sistema de Documentos Electrónicos, como la factura electrónica, la nómina electrónica, los documentos soporte electrónicos, entre otros documentos o anexos que respaldan los costos y gastos de un negocio.
Lina Quintero, experta en contabilidad y directora general de TuPymeContable.
En los últimos años, muchas casas de software contable han lanzado versiones en la nube para facilitar tanto el registro contable como el procesamiento y visualización de los principales reportes. De esa manera, se minimizan los errores en los cálculos y se tiene la posibilidad de generar múltiples reportes según las necesidades de la empresa.
Entre los diferentes tipos de reportes contables que existen, los estados financieros son los más importantes, ya que muestran la realidad económica de la empresa en un periodo determinado. En el balance general, por ejemplo, se registran los activos y pasivos a cargo de la empresa al igual que el patrimonio de los accionistas. En el estado de resultados, por otro lado, se evidencia el resultado de las ventas en comparación con los costos y gastos en que incurrió la empresa para ejecutar su operación.
Muchos expertos señalan que los informes financieros son un espejo retrovisor que permite ver lo que ya pasó. Por lo tanto, es fundamental que el empresario realice un seguimiento permanente de los mismos, en lugar de esperar los reportes anuales, para tomar a tiempo decisiones que le permitan frenar el exceso de costos o gastos, modificar su estrategia de endeudamiento, tomar medidas correctivas sobre el recaudo de cartera, entre otros.
Lina Quintero, directora general del outsourcing de consultoría contable y tributaria, TuPymeContable, sugiere examinar los estados financieros de la empresa cada tres o seis meses, para tener un mayor control y entendimiento de su funcionamiento.
¿Por qué debes conocer los estados financieros de tu empresa?
La experta asegura que los informes financieros son claves para entender qué está generando ganancias en el negocio, al igual que para identificar en qué áreas se tienen problemas de rentabilidad o no se está haciendo una adecuada gestión del capital de trabajo, y qué está representado en inventario, cartera, deuda y efectivo.
Por otro lado, no prestar atención a la información contable y financiera de la empresas puede generar requerimientos de la DIAN por demoras en el pago de los impuestos a cargo de la empresa o inconsistencias en la información presentada. Incluso, se pueden perder beneficios tributarios como deducciones o devoluciones por no gestionar de manera correcta esta información.
También puede desencadenar problemas en la parte crediticia y comercial, pues la banca solicitará la información financiera para evaluar la capacidad de endeudamiento de la empresa, y lo mismo ocurre cuando se participa en licitaciones tanto públicas como privadas.
Los principales estados financieros
Existen cuatro estados financieros principales que, según Lina, es importante conocer para tener mayor control sobre la gestión financiera de la empresa.
Los dos más relevantes y transversales a cualquier negocio son:
- Balance general o estado de situación financiera: muestra lo que tiene y lo que debe la empresa en términos de activo, pasivo y patrimonio.
- Estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias: evidencia si la empresa está siendo rentable o no, a través del reporte de las ventas o ingresos, tanto operacionales como no operacionales, en comparación con los gastos y costos generados en el periodo.
Los otros dos son:
- Estado de patrimonio: muestra con lo que realmente cuenta la empresa cuando se han tenido cambios significativos en cierto periodo, por ejemplo, préstamos de accionistas o inversiones realizadas que afectaron el patrimonio de la empresa.
- Estado de flujo de efectivo: detalla la información de equivalentes de efectivo presentada en el estado de situación financiera, demostrando las fuentes, regularidad y uso del efectivo en la empresa. Muestra si se tiene capital para operar, si se realizaron inversiones en compra de bienes, entre otros.
Por último, hay un recurso que complementa todos los estados mencionados anteriormente y son las notas a los Estados Financieros, que explican y detallan las operaciones económicas que se registraron en los informes financieros.
Cuentas clave del balance general
- Activo: lo que tiene la empresa en un momento determinado, ya sea en bienes como bodegas, vehículos y maquinaria, o capital de trabajo, como inventarios, cuentas por cobrar, dinero en bancos y dinero en caja.
- Pasivo: representa todas las obligaciones financieras y no financieras de la empresa, es decir, tanto las obligaciones con bancos, como lo adeudado a los empleados por concepto de primas, cesantías y vacaciones, a la DIAN por impuestos causados y no pagados, o a los socios por préstamos realizados, entre otros.
- Patrimonio: con lo que realmente cuenta la empresa, ya sea en dinero o bienes, después de calcular la diferencia entre el activo y el pasivo. (Patrimonio = Activo – Pasivo).
Cuentas clave del estado de resultados
- Ingresos: representados tanto por las ventas que realiza la empresa producto de su operación, como por los ingresos no operacionales, en los cuales se contemplan los intereses derivados de inversiones o los ingresos por venta de activos de la empresa, entre otros.
- Costos y gastos: como su nombre lo indica, son las erogaciones en que incurre la empresa para desarrollar su operación. Estas cuentas pueden ser fijas o variables. Los costos son los recursos que se invierten para la producción del bien o servicio que presta la empresa y se causan sólo cuando la empresa los produce (insumos, mercancías, contratistas); mientras que los gastos son aquellos rubros que la empresa debe sufragar para mantener su operación (nómina de personal, arriendo, servicios públicos) se generen o no ventas.
En el caso de las notas a los estados financieros, se realizan tanto en las cuentas del activo como del pasivo para detallar aspectos como los principales deudores y acreedores, o fluctuaciones en la utilidad o pérdida, entre otros.
“Es supremamente importante que todos los emprendedores y empresarios aprendan a leer los estados financieros de su empresa para tomar mejores decisiones y evitar problemas a futuro” – concluye Lina Quintero, experta en contabilidad y directora general de TuPymeContable.
Si quieres conocer más sobre cómo leer los estados financieros y conocer mediante ejemplos puntuales e ilustrativos la estructura de cada uno de ellos, participa en el webinar ‘Aprende a leer tus reportes contables’ que dictará la directora de TuPymeContable, Lina Quintero, el próximo 13 de marzo a las 9:00 a.m. en el Campus Virtual de la Cámara de Comercio de Cali.
