Las empresas que desean alcanzar mejores resultados deben estructurar y optimizar sus procesos de manera continua. Para ello, existen los sistemas de gestión de calidad (SGC) y normas como la ISO 9001:2015 que establece los requerimientos de este sistema. Aquí te contamos de qué se trata y cómo implementarlo en tu negocio.
La norma ISO 9001:2015 impartida por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO por sus siglas en inglés), indica cómo deben organizarse las empresas y controlar sus estructuras, áreas y procesos para operar de forma sistemática y lograr resultados óptimos, así como productos y servicios de alta calidad, conformes con la norma, las necesidades y expectativas de los clientes.
Claudia Lucía Velásquez, especialista en Gerencia de Sistemas de Gestión de Calidad, asegura que “un SGC eficaz establece la mejora sistemática y continua de la empresa a través de responsabilidades, roles y procedimientos claros. En el caso de ISO 9001, esto se hace mediante el ciclo PHVA: planificar, hacer, verificar y actuar”.
Los beneficios de un SGC diseñado bajo esta norma se ven reflejados en resultados positivos a mediano y largo plazo en las empresas. Algunos de ellos son:
Generar mayor efectividad: maximiza la eficiencia, eficacia y calidad tanto de los procesos como de los productos o servicios finales, a través de pautas definidas para la reducción de costos y tiempo.
Elevar la motivación de los empleados: determina funciones claras, establece sistemas de capacitación y fomenta la comprensión del impacto de cada colaborador en la calidad y el éxito del negocio, lo que aumenta la satisfacción laboral.
Brindar reconocimiento internacional: la certificación ISO 9001 es reconocida a nivel mundial como un estándar de calidad, lo que impulsa la credibilidad y competitividad en el mercado nacional e internacional.
Optimizar la gestión de procesos: facilita la identificación de mejoras en los procesos mediante un análisis cuidadoso, lo que permite tomar decisiones acertadas y eliminar riesgos costosos.
Incrementar la satisfacción del cliente: basado en la mejora continua, permite atender las necesidades del cliente y garantizar la calidad del producto o servicio, lo que eleva el nivel de satisfacción de los compradores.
¿Cómo implementar la norma ISO 9001 en los sistemas de gestión de calidad de las empresas?
La experta explica que normas de gestión de calidad como ISO 9001:2015 se pueden implementar en todos los ámbitos y en todo tipo de organizaciones, sin importar su tamaño, actividad o los productos o servicios que provea.
Para hacerlo, deben cumplir con la normativa legal obligatoria que corresponda a su segmento empresarial y dar los siguientes pasos:
1. Realizar un diagnóstico inicial: consiste en una auditoría previa a la implementación del sistema, cuyos resultados reflejarán los riesgos y oportunidades, tanto internos como externos, que afectan la capacidad de la empresa para alcanzar los resultados deseados. Estos serán los insumos para planear y ejecutar el proyecto.
2. Presentar el proyecto al personal implicado: mediante una reunión con la dirección de la empresa y todo el personal con responsabilidad directa en el proyecto, se socializan los resultados de la auditoría del diagnóstico, se definen los alcances del proyecto y se informan las actividades que se llevarán a cabo para su desarrollo e implementación.
3. Hacer la planeación y gestión documental: aquí se definen cuáles serán los objetivos de calidad y las acciones necesarias para asegurar su cumplimiento y mejora continua. En este paso, también es importante acatar los numerales de la norma ISO 9001:2015, es decir, los componentes que deben ir dentro del SGC a implementar, y contar con la documentación requerida (declaración documentada de una política de calidad, manuales, procedimientos documentados, entre otros). Para ello, se debe tener en cuenta lo identificado en los dos puntos anteriores y los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto como el personal competente, la infraestructura adecuada, entornos de trabajo idóneos y la participación de las partes involucradas.
4. Formación e implementación: una vez definida la planeación y la documentación pertinente, determinadas en el punto anterior, se elabora un plan de implementación detallado con fechas, responsables y contenido, para cumplir cada requerimiento de los numerales de la norma según los plazos previstos. En esta fase, es necesario tener reuniones con el personal de todas las áreas responsables para capacitarlas sobre los requisitos, procedimientos e instrucciones relacionados con la implementación del SGC.
5. Medición y mejora de los requisitos: en el transcurso de la implementación, se debe verificar el logro de los resultados previstos mediante el seguimiento, control y medición, a través de indicadores de los procesos y acciones para el cumplimiento de las políticas y los objetivos establecidos. A partir de ese análisis, se establecen las acciones necesarias para mejorar de forma continua la eficacia y eficiencia del sistema de gestión de calidad.
Una vez se logra la certificación bajo la norma ISO 9001, las empresas deben tener presente que ésta tiene una vigencia de tres años, ya que la norma se actualiza en este periodo de tiempo para garantizar que siga siendo pertinente y esté al día con las prácticas más recientes en gestión de calidad.
“Dado que los SGC son impartidos a empresas cuya base son las personas, la parte humana debe ir de la mano de lo técnico. Es necesario brindarle atención a los equipos de manera solidaria, respetuosa y empática, teniendo en cuenta sus opiniones, sugerencias y valores empresariales para generar un ambiente humano y afable a lo largo de todo el proceso” – Claudia Lucía Velásquez, especialista en Gerencia de Sistemas de Gestión de Calidad.
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