Las políticas contables son la guía definitiva para preparar la información de los estados financieros. Te contamos cómo crear las tuyas según la normatividad para optimizar tus procesos contables y fiscales y evitar sanciones.
Edmundo Flórez,
contador público miembro del Grupo de Estudio Tributario de la Cámara de Comercio de Cali.
Cómo construir las políticas contables de tu empresa según las NIIF y evitar sanciones
Las políticas contables son el conjunto de lineamientos que establecen cómo se registran y presentan las transacciones financieras, y son la base para presentar las declaraciones tributarias. Conoce cómo construir políticas contables en línea con la normatividad para garantizar que tus estados financieros sean claros, cumplan con los estándares internacionales y se prevengan sanciones.
Desde el año 2014, tanto grandes empresas como pymes en Colombia están obligadas a cumplir con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Estas normas llegaron al país en 2009 con la Ley 1314 del 13 de julio del mismo año, con el fin de unificar los procedimientos contables y asegurar que los estados financieros de las empresas se construyeran a partir de una metodología reconocida a nivel internacional.
Con la introducción de estas normas, se decretó que todas las empresas deben desarrollar sus propias políticas contables. Éstas consisten en el compendio y adaptación de los estándares internacionales de las NIIF a las particularidades, actividades y transacciones propias de cada negocio.
Las políticas contables definen, entre otros aspectos, cuándo y cómo se deben registrar las operaciones, qué valores deben ser asignados, y qué información adicional se debe incluir en los estados financieros.
Edmundo Flórez, contador público con especialización en Impuestos y Finanzas, y miembro del Grupo de Estudio Tributario de la Cámara de Comercio de Cali, explica que “la importancia de las políticas contables radica en que las normas internacionales que las rigen se convirtieron en norma legal en Colombia, por lo cual, no solo tienen efectos contables, sino también fiscales”.
Una adecuada construcción de estas políticas asegura que los registros contables se ajusten a los estándares internacionales y a la normativa local, lo cual es crucial para evitar sanciones y garantizar la transparencia financiera en la presentación de cualquier declaración tributaria.
Paso a paso de las políticas contables
La construcción de las políticas contables no es una tarea exclusiva del área contable. Es un proceso que requiere la participación activa del gerente de la empresa, en conjunto con el contador y su equipo. Todos deben estar informados y alineados en cómo se presentará la información financiera, con un buen conocimiento de las NIIF y su aplicación.
Así, antes de diseñar un manual de políticas contables adecuado, el experto señala que la empresa debe contar con dos insumos esenciales:
1.Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): estas normas, que forman parte del Código de Comercio en Colombia, son el estándar y principal referente para construir las políticas contables. Es fundamental conocer y comprender estos estándares para aplicarlos correctamente a las operaciones de la empresa.
2. Listado de transacciones de la empresa: se debe realizar un inventario detallado de todas las transacciones que realiza la empresa, como compras de activos, ventas de productos o servicios, inversiones, descuentos, entre otros. Esto es clave, ya que al momento de construir las políticas contables, cada transacción deberá ser considerada bajo las NIIF para definir su manejo contable.
Con estos insumos, la empresa puede adaptar las NIIF a su realidad, asegurando que sus políticas reflejen con precisión sus operaciones y cumplan con las exigencias legales.
Para construirlas, es crucial tener en cuenta que las políticas contables deben establecer lineamientos claros en cuatro áreas fundamentales:
1. Reconocimiento inicial: define cómo y cuándo se deben registrar las transacciones en la contabilidad, asegurando que todas las operaciones sean reconocidas en el momento adecuado y bajo las condiciones correctas.
2. Medición inicial: establece cómo asignar un valor a las transacciones. Factores como el costo de adquisición, gastos adicionales y otros elementos relevantes deben ser considerados para determinar el valor que se registrará contablemente.
3. Medición posterior: determina cómo se debe reportar el valor de una transacción en los estados financieros después de su reconocimiento inicial, pudiendo ser el mismo valor inicial o uno modificado en función del tipo de operación.
4. Revelación: finalmente, las políticas contables deben especificar qué información adicional se debe proporcionar en los estados financieros, para que se comprenda el contenido y la razón de ser de cada cifra.
El resultado final de la aplicación de estos lineamientos asegura que los estados financieros sean consistentes y claros, facilitando su análisis y auditoría.
Buenas prácticas para evitar sanciones
Las transacciones registradas tienen un efecto fiscal, ya que las obligaciones derivadas del estatuto tributario se generan con base en la información contable. Por eso, “para tener unas políticas contables adecuadas, hay que combinar la norma contable y la norma tributaria, así se asegura que cada transacción sea tratada conforme a ambos marcos normativos”, señala Edmundo Flórez.
No contar con políticas contables adecuadas o no actualizarlas conforme a la normativa vigente puede acarrear implicaciones fiscales directas. “La normatividad tributaria asume que los empresarios están siguiendo el estándar internacional, y la autoridad tributaria tiene el poder de requerir la presentación de estas políticas”, explica el experto.
Es allí donde la supervisión constante y la actualización de las políticas contables juegan un papel crucial. Un error en la clasificación de los registros contables o en la declaración de impuestos, derivado de políticas contables desactualizadas, puede resultar en sanciones fiscales.
Además, la falta de documentación adecuada o la incorrecta aplicación de las normas puede tener un impacto negativo en la empresa, incluyendo multas y otros tipos de sanciones por parte de las superintendencias correspondientes.
Para evitar estas situaciones, Edmundo Flórez enfatiza la importancia de un enfoque preventivo por parte de los gerentes de las empresas. “La educación continua y la interacción activa con contadores o asesores es clave. La idea es documentarse, participar en seminarios explicativos y mantener una comunicación fluida con el contador para entender y aplicar correctamente las políticas contables”.
Finalmente, la responsabilidad de asegurar la correcta aplicación de las políticas contables recae en los gerentes o representantes legales que firman los estados financieros. “Esto no se puede delegar todo en el contador”, subraya el experto, destacando la necesidad de revisar de forma periódica las políticas contables para garantizar su alineación con la normativa vigente.
Para acompañar a los empresarios en este proceso de actualización y formación, se creó el Grupo de Estudio Tributario (GET), una alianza de profesionales especializados en impuestos, conformada por abogados y contadores, entre ellos Edmundo Flórez. El GET se dedica a realizar discusiones sobre normativas emitidas o en proceso de emisión, planteando conclusiones y recomendaciones clave. A través de foros y conferencias organizados por la Cámara de Comercio de Cali (CCC), el GET apoya a los empresarios de la región, brindándoles análisis profundos y orientaciones prácticas en temas contables y fiscales.
