Las actas registran las decisiones más importantes de tu empresa o entidad sin ánimo de lucro. Por eso, cada vez que el máximo órgano se reúne para deliberar o tomar decisiones, es necesario dejar constancia de lo ocurrido en un acta.
Para ayudarte en ese proceso, preparamos una infografía descargable con los pasos clave para elaborar actas empresariales correctamente y la información que debes incluir para que estén listas para registro.
Las reuniones de tu empresa pueden ser ordinarias o extraordinarias, y cada una tiene reglas específicas que conviene conocer. Entender cuándo se realizan y qué decisiones se toman en ellas te ayuda a mantener organizada la información de tu empresa y a facilitar trámites posteriores ante la Cámara de Comercio.
Reunión ordinaria: el acta infaltable del año
El máximo órgano de tu empresa o entidad debe reunirse al menos una vez al año de manera ordinaria.
En las sociedades, si los estatutos no establecen una fecha específica, esta reunión debe hacerse dentro de los tres meses siguientes al cierre del año contable de la empresa.
En este espacio normalmente se:
- Revisa la situación general de la empresa.
- Analizan y aprueban los estados financieros.
- Designan administradores u otros cargos cuando corresponde.
- Definen directrices económicas o estratégicas.
- Aprueban reformas estatutarias, de ser necesario.
Cada una de estas decisiones debe quedar registrada en un acta clara y completa, que deje constancia de lo tratado y de los acuerdos adoptados.
Reuniones extraordinarias
Tu empresa también puede realizar reuniones extraordinarias cuando surge la necesidad de tomar decisiones específicas que requieren ser abordadas antes de la siguiente reunión ordinaria.
Estas reuniones se convocan para tratar asuntos puntuales, como reformas estatutarias, cambios en la administración, aprobación de operaciones relevantes o decisiones estratégicas.
Asimismo, estos espacios deben quedar registrados en un acta.
Reunión por derecho propio
Cuando la reunión ordinaria no se realiza dentro del plazo previsto o no se convoca correctamente, los socios o accionistas pueden reunirse por derecho propio, siempre que la reunión se realice de manera presencial:
- El primer día hábil de abril.
- A las 10:00 a. m.
- En las oficinas del domicilio principal donde funciona la administración.
Allí, los socios o accionistas pueden deliberar y tomar decisiones sobre los temas que normalmente se abordan en la reunión ordinaria.
En las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), incluso puede participar un solo accionista cuando sea el caso.
Dejar constancia de estas reuniones en un acta permite registrar formalmente las decisiones adoptadas y mantener organizada la información de la empresa.
📥Descarga a continuación la guía práctica y aprende cómo elaborar las actas de tu empresa y qué información incluir para facilitar su registro ante la Cámara de Comercio.
