IA fácil para Empresas: cómo Diario Occidente ahorró 884 horas de trabajo al año sin grandes inversiones

El medio de comunicación fue destacado en los premios de Transformación Digital de Andicom 2025 por el uso efectivo de IA para mejorar la productividad administrativa en la empresa. Conoce los pasos que aplicaron para transformar un cuello de botella en eficiencia pura, y cómo tú también puedes usarlos para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo en tu empresa.

La tradición no es sinónimo de rigidez. Un ejemplo de ello es Diario Occidente, que desde hace más de 60 años informa al suroccidente colombiano. El medio de comunicación decidió incorporar la tecnología a su operación entendiendo que es un motor real de crecimiento para cualquier empresa.

Hoy son una plataforma innovadora de servicios editoriales y de marketing estratégico que se apoya en inteligencia artificial (IA) y analítica de datos para conectar marcas y audiencias con mayor precisión.

Esa reformulación de su modelo de negocio les valió ocupar el segundo lugar en los Premios de Transformación Digital de Andicom 2025, el congreso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) más importante del país, compitiendo hombro a hombro con gigantes iniciativas como Puntos Colombia.

Su experiencia y el camino recorrido de la mano del programa Transforma IA de la Cámara de Comercio de Cali pueden ayudarte a entender cómo entrenar modelos de inteligencia artificial para resolver necesidades puntuales de tu empresa sin complicarte ni hacer grandes inversiones. Aquí te contamos cómo lo hicieron y qué puedes aplicar desde ya.

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1. Primero cambia la mentalidad (sí, antes de la tecnología)

Antes de adquirir herramientas digitales, el equipo del Diario decidió cambiar su mentalidad sobre la tecnología. Rosa María Agudelo, su gerente, lo resume así: “Pasamos de ver la tecnología como una amenaza, a verla como una oportunidad al servicio del modelo de negocio.”

Ese cambio de chip fue el punto de partida para una transformación que les permitió proyectarse a nivel nacional e internacional, crear contenidos multicanal y abrir la puerta a procesos de automatización e inteligencia artificial.

2. Identifica un problema puntual que esté afectando tu operación

El gran secreto para que la IA funcione no es la herramienta, sino elegir bien el caso de uso.

Aunque en Diario Occidente empezaron automatizando procesos editoriales con agentes entrenados, en el programa TransformaIA, descubrieron un dolor aún más grande: la conciliación de consignaciones bancarias no identificadas, la famosa Cuenta 28.

Ese proceso consumía más de 5 días de trabajo al mes. Era repetitivo, agotador y estructurado, por lo tanto se perfilaba como el candidato perfecto para operar mediante el entrenamiento de un modelo de IA.

3. Organiza y limpia los datos para lograr mejores resultados

Antes de entrenar a su agente, el equipo recopiló los archivos necesarios: historial de pagos, cartera vigente y notas contables. El aprendizaje fue claro: la calidad de los insumos determina la calidad del resultado.

¿Qué puedes hacer tú?

• Limpia tus bases de datos.
• Unifica formatos, nombres y valores.
• Elimina duplicados.
• Deja reglas claras sobre cómo se interpreta cada columna.

Incluso con las mejores herramientas, un modelo entrenado con información desordenada solo genera confusión.

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4. Entrena tu agente por etapas

Con el acompañamiento de TransformaIA y una metodología validada, dividieron el entrenamiento del agente en cuatro fases prácticas:

• Depuración inicial: organizar los archivos e insumos, asegurar la claridad de la información y redactar instrucciones (prompts) claras para la IA.
• Optimización: probar con pequeñas tareas, corregir errores y ajustar indicaciones.
• Pruebas controladas: ejecutar casos reales, identificar fallas, corregir y repetir.
• Estabilización del agente: lograr resultados consistentes para integrar el agente al proceso real.

Usaron herramientas como Chat GPT (en versión paga para mayor efectividad), Excel y Siesa Cloud.

Lo más interesante: el mismo agente les ayudaba a verificar si estaba entendiendo bien la tarea, y con cada corrección mejoraba su precisión. El modelo se fue puliendo a punta de prueba, error y pequeños ajustes. Eso muestra que entrenar IA compete a equipos dispuestos a iterar, más que a personal experto.

5. Integra el modelo en la operación y empieza a medir impacto

Con el agente funcionando, lo incorporaron al flujo contable. Tres de los siete pasos del proceso quedaron automatizados: un 42,8% de intervención directa.

Resultados que inspiran:

• 884 horas hombre liberadas al año.
• Reducción del 69,6% en tiempo y costos de la operación.
• Equipos con más tiempo para tomar decisiones estratégicas.
• Apropiación de nuevas habilidades digitales en el área administrativa.

Aunque Diario Occidente ya venía usando inteligencia artificial en tareas editoriales, fue en TransformaIA donde lograron estructurar el proceso y aplicarlo de forma directa al área contable.

“El programa nos dio estructura metodológica, acompañamiento y herramientas prácticas. Aprendimos a formular prompts, a trabajar con datos estructurados, y a medir el impacto en tiempo real”, asegura Rosa María.

El programa también fortaleció competencias internas en analítica, automatización y diseño de procesos con inteligencia artificial.