Luisa Fernanda Motta
Contadora especialista en Derecho Tributario de Ávila Toro Boutique Legal y miembro del Grupo de Estudio Tributario de la Cámara de Comercio de Cali.
Todas las empresas, al finalizar el año, deben realizar el cierre contable y tributario. Este es un proceso que comprende las actividades preparatorias necesarias para elaborar los estados financieros y cumplir con las obligaciones tributarias del negocio.
Además de ser un requisito legal, este cierre permite evaluar la salud financiera del negocio y tomar decisiones estratégicas basadas en datos concretos, al presentar en los estados financieros una “radiografía” que refleja la realidad de la empresa en un momento determinado.
Luisa Fernanda Motta, contadora especialista en Derecho Tributario de Ávila Toro Boutique Legal y miembro del Grupo de Estudio Tributario de la Cámara de Comercio de Cali, advierte que “contrario a lo que muchos piensan, el cierre contable no debe limitarse a los últimos días del año. Debe ser un proceso que se realice de manera continua, ojalá mensual, para garantizar que la información sea precisa, esté completa y pueda ser presentada sin retrasos cuando llegue el momento”.
Por esta razón, la experta resalta que trabajar en una preparación anticipada del cierre contable y tributario es fundamental. Esto, además, permite identificar y corregir posibles errores que se hayan presentado durante el año y subsanarlos dentro del mismo periodo fiscal.
Para lograrlo, es indispensable contar con datos confiables y oportunos que garanticen un registro adecuado de las partidas contables, desde los saldos bancarios hasta los inventarios físicos, asegurando así el cumplimiento normativo.
Conciliación: la clave para un cierre contable y tributario ordenado
Para garantizar que los datos y la información financiera reflejen la realidad del negocio, Luisa Fernanda destaca la importancia de llevar a cabo la conciliación, que consiste en revisar y contrastar todas las partidas que componen los estados financieros. Existen varios tipos de documentos y registros contables que se deben conciliar, entre los cuales se destacan:
Saldos en cuentas por cobrar y por pagar: se debe solicitar confirmación a los clientes y proveedores sobre los saldos registrados y compararlos con los datos internos.
Cuentas bancarias: hay que contrastar los extractos bancarios con los registros contables.
Inventarios: se requiere verificar que las existencias físicas respalden lo registrado en los libros.
Impuestos: es necesario asegurar que las declaraciones presentadas coincidan con las cifras contables.
Activos fijos: hay que revisar que estos activos estén correctamente registrados y depreciados según las políticas contables definidas por la empresa.
“La contabilidad debe reflejar la realidad económica de la empresa. Si los registros contables no coinciden, se pone en riesgo la credibilidad de la información financiera. Incluso las diferencias más pequeñas deben ser identificadas y justificadas para garantizar la transparencia”- Luisa Fernanda Motta, contadora especialista en Derecho Tributario de Ávila Toro Boutique Legal.
5 reglas para optimizar el cierre y evitar errores
La falta de organización y planeación es uno de los errores más frecuentes durante el cierre contable y tributario.
Dejar este proceso para último momento puede llevar a omisiones graves, como no revisar los registros contables o las conciliaciones bancarias, tener documentación incompleta para la presentación de impuestos, o no anticipar los pagos de las obligaciones de la empresa. Esto último puede afectar su liquidez, generar sanciones por extemporaneidad y recargos por moras.
Para evitar estas situaciones, Luisa Fernanda recomienda:
Conciliar cada mes la información bancaria, los inventarios y las cuentas por cobrar y por pagar.
Realizar revisiones periódicas con cierres mensuales rigurosos.
Pagar sus obligaciones dentro de los plazos fiscales.
Llevar en orden los archivos digitales y físicos con las facturas, extractos bancarios y demás soportes requeridos.
Implementar un software contable que sea amigable y permita automatizar los registros para minimizar errores operativos en el registro de las transacciones.
Beneficios fiscales de un buen cierre contable y tributario
Cuando el cierre se realiza de manera adecuada, también ofrece oportunidades para optimizar la carga tributaria de las empresas, identificando las opciones que mejor se ajusten a su realidad.
La experta indica que esta información también permite evaluar la viabilidad de acogerse al Régimen Simple de Tributación , si es que las cifras del negocio lo identifican como una herramienta atractiva para cumplir con el deber formal de tributar con unas tarifas más bajas y de manera más sencilla.
Por otro lado, con el cierre se puede proyectar el monto a pagar por impuesto de renta, así como tener claras las deducciones y otros beneficios tributarios a los que tienen derecho los empresarios, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos de ley para sustentarlo ante la DIAN.
“La planificación anticipada, la organización y el cuidado en los detalles durante el cierre contable y tributario, permiten el cumplimiento de las normativas, optimizar recursos, aprovechar beneficios fiscales y sentar una base sólida para el crecimiento de las empresas”- Luisa Fernanda Motta, contadora especialista en Derecho Tributario de Ávila Toro Boutique Legal.
